BAB 3 ... dokumen sumber

BORANG PESANAN

• Borang pesanan merupakan borang yang digunakan untuk membuat pesanan untuk membeli barang.
• Aktiviti belian akan bermula selepas pembeli meneliti sebut harga, senarai harga dan katalog.
• Borang ini dihantar oleh pembeli kepada penjual.
• Pembeli akan membuat pesanan barang niaga dengan menghantar borang pesanan belian kepada penjual.
• Butiran berdasarkan maklumat dalam katalog.
• Harga yang dinyatakan adalah berdasarkan sebut harga.
• Maklumat dalam pesanan belian tidak perlu dimasukkan ke mana-mana bukup perakaunan sebab proses jual beli belum bermula lagi.

<= Berikut ialah satu contoh borang pesanan.

Rujukan wikipedia (En) - http://en.wikipedia.org/wiki/Purchase_order

INVOIS

• Setelah penjual menerima pesanan belian daripada pembeli, penjual akan menghantar barang niaga kepada pembeli bersama dengan nota serahan.
• Pembeli akan menyemak barang niaga yang diterima dengan nota serahan dan menandatanganinya.
• Penjual pula akan menyediakan invois berdasarkan nota serahan yang disahkan oleh pembeli.
• Invois merupakan dokumen perniagaan yang penting dalam urus niaga jual beli secara kredit.
• Invois disediakan dalam tiga salinan, satu salinan asal dihantar kepada pembeli dan dua salinan lain digunakan oleh penjual sebagai rujukan.
• Invois adalah dokumen penting yang digunakan sebagai sumber rekod perakaunan. Pembeli merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Belian manakala penjual merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Jualan.
• Maklumat penting yang terdapat dalam invois ialah:
  • Nama dan alamat penjual
  • Nama dan alamat pembeli
  • Tarikh invois disediakan
  • Nombor invois, butir, kuantiti, harga seunit dan jumlah
  • Syarat-syarat urus niaga seperti:
    • Ang. dib - Singkatan bagi angkutan dibayar bermakna kos pengangkutan dibiayai oleh penjual
    • Diskaun tunai - Potongan yang diberi sebab bayaran dibuat dengan cepat, contoh 5% 10 hari bermaksud 5% diskaun tunai akan diberi jika pelanggan membayar dalam tempoh 10 hari.
    • K & K di K - Singkatan bagi kesilapan dan ketinggalan dikecualikan bermakna sebarang kesilapan dan ketinggalan boleh dibetulkan dengan menggunakan nota debit dan nota kredit.

<= Berikut ialah satu contoh invois.
Rujukan wikipedia (En) : http://en.wikipedia.org/wiki/Invoice

NOTA DEBIT

• Nota Debit merupakan dokumen yang digunakan untuk menambahkan hutang pembeli kerana mungkin invois yang dihantar terkurang catat.
• Nota Debit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
• Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.

<= Berikut ialah satu contoh nota debit.

NOTA KREDIT

• Nota Kredit merupakan dokumen yang dihantar untuk mengurangkan hutang pembeli.
• Dokumen ini akan dihantar apabila pembeli memulangkan bekas kosong, pembeli memulangkan barang kerana rosak atau silap jenama dan jika ada kesilapan dalam pengiraan invois.
• Nota Kredit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
• Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.

<= Berikut ialah satu contoh nota kredit.


 RESIT

• Resit merupakan dokumen bukti bayaran telah dibuat.
• Dokumen asal diberikan kepada pembayar dan salinan disimpan oleh penerima bayaran.
• Pembayar akan menggunakan resit asal untuk membuat catatan dalam Jurnal Pembayaran Tunai atau Buku Tunai.
• Penerima bayaran akan menggunakan salinan resit untuk membuat catatan dalam Jurnal Penerimaan Tunai atau Buku Tunai.

<= Dokumen di atas ialah satu contoh resit rasmi.
Rujukan wikipedia (En) - http://en.wikipedia.org/wiki/Receipt

Slip Bank/Slip Wang Tunai Masuk Slip bank digunakan apabila peniaga membuat simpanan ke dalam Akaun Semasa perniagaan di dalam bank. Slip bank disediakan oleh bank dan peniaga menyimpan slip bank asal. Urus niaga ini merupakan catatan kontra dalam Buku Tunai di mana wang tunai perniagaan dimasukkan ke bank. <= Dokumen di atas ialah satu contoh slip bank.    Cek dan Keratan Cek Keratan cek merupakan pengesahan pembayaran yang dibuat dengan cek. Apabila cek dikeluarkan kepada penerima bayaran, keratan cek disimpan oleh peniaga sebagai bukti bahawa bayaran telah dibuat. <= Dokumen di atas ialah satu contoh cek dan keratan cek. Rujukan wikipedia (En) - http://en.wikipedia.org/wiki/Cheque   BIL TUNAI Bil Tunai merupakan dokumen untuk merekodkan: belian dan jualan barang niaga secara tunai atau cek. belian dan jualan aset bukan semasa secara tunai atau cek. Bil Tunai disediakan oleh penjual. Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli diberi dokumen asal. <= Dokumen di atas ialah satu contoh bil tunai. SLIP DAFTAR TUNAI Slip daftar tunai merupakan dokumen perniagaan yang merekodkan belian atau jualan barang niaga secara tunai. Slip ini disediakan oleh penjual melalui mesin daftar tunai. <= Berikut ialah satu contoh slip daftar tunai ketika membeli barangan dari Pasaraya Marmut.   BAUCAR PEMBAYARAN Baucar Pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat secara tunai atau cek. Antara kegunan baucar pembayaran ialah pembayaran gaji pekerja. Peniaga akan menyimpan dokumen salinan dan dokumen asal akan diberikan kepada penerima pembayaran. <= Dokumen di atas ialah satu contoh baucar pembayaran gaji MEMO Memo merupakan dokumen peringatan urus niaga yang berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaan. Urus niaga yang menggunakan memo: pemilik mengambil barang niaga atau tunai untuk kegunaan sendiri, pengiklanan atau derma. peniaga membawa masuk aset peribadi atau tunai ke dalam perniagaan. <= Dokumen di atas ialah satu contoh memo.  MAKLUMAN DEBIT Makluman Debit merupakan pemberitahuan oleh bank bahawa akaun peniaga di bank tersebut telah didebitkan atau berlaku pengurangan deposit. Makluman Debit selalunya akan dihantar oleh bank melalui pos kepada peniaga. Peniaga perlu bertindak dengan mengkreditkan Buku Tunainya memandangkan terdapat wang keluar. <= Dokumen di atas ialah satu contoh makluman debit  MAKLUMAN KREDIT Makluman Kredit merupakan pemberitahuan oleh bank bahawa akaun peniaga di bank tersebut telah dikreditkan atau berlaku penambahan deposit. Makluman Kredit selalunya akan dihantar oleh bank melalui pos kepada peniaga. Peniaga perlu bertindak dengan mendebitkan Buku Tunainya memandangkan terdapat wang masuk. <= Dokumen di atas ialah satu contoh makluman kredit PENYATA AKAUN Penyata akaun merupakan dokumen yang digunakan untuk mengingatkan penghutang tentang jumlah hutangnya. Senarai semak yang dihantar oleh pemiutang kepada penghutang dengan menyenaraikan setiap urus niaga yang telah berlaku antara pembeli dan penjual dalam sesuatu bulan. Penyata Akaun hanyalah rujukan penghutang, tidak melibatkan apa-apa catatan urus niaga di dalam buku akaun penghutang. <= Berikut ialah satu contoh penyata akaun. BIL-BIL LAIN Bil-bil lain terdiri daripada pembayaran utiliti kepada pihak tertentu seperti Jabatan Bekalan Air negeri, Tenaga Nasional, Sabah Elektrik Sdn Bhd, Telekom Malaysia dan sebagainya. Keratan bayaran disimpan oleh peniaga dengan sokongan baucar sebagai bukti wang telah dikeluarkan. <= Dokumen di atas ialah satu contoh bil-bil lain.