Friday, 4 March 2011

BAB 3 ... dokumen sumber

BORANG PESANAN
  • Borang pesanan merupakan borang yang digunakan untuk membuat pesanan untuk membeli barang.
  • Aktiviti belian akan bermula selepas pembeli meneliti sebut harga, senarai harga dan katalog.
  • Borang ini dihantar oleh pembeli kepada penjual.
  • Pembeli akan membuat pesanan barang niaga dengan menghantar borang pesanan belian kepada penjual.
  • Butiran berdasarkan maklumat dalam katalog.
  • Harga yang dinyatakan adalah berdasarkan sebut harga.
  • Maklumat dalam pesanan belian tidak perlu dimasukkan ke mana-mana bukup perakaunan sebab proses jual beli belum bermula lagi.
<= Berikut ialah satu contoh borang pesanan.

INVOIS
  • Setelah penjual menerima pesanan belian daripada pembeli, penjual akan menghantar barang niaga kepada pembeli bersama dengan nota serahan.
  • Pembeli akan menyemak barang niaga yang diterima dengan nota serahan dan menandatanganinya.
  • Penjual pula akan menyediakan invois berdasarkan nota serahan yang disahkan oleh pembeli.
  • Invois merupakan dokumen perniagaan yang penting dalam urus niaga jual beli secara kredit.
  • Invois disediakan dalam tiga salinan, satu salinan asal dihantar kepada pembeli dan dua salinan lain digunakan oleh penjual sebagai rujukan.
  • Invois adalah dokumen penting yang digunakan sebagai sumber rekod perakaunan. Pembeli merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Belian manakala penjual merekodkan butir-butir invois dalam Jurnal Jualan.
  • Maklumat penting yang terdapat dalam invois ialah:
    • Nama dan alamat penjual
    • Nama dan alamat pembeli
    • Tarikh invois disediakan
    • Nombor invois, butir, kuantiti, harga seunit dan jumlah
    • Syarat-syarat urus niaga seperti:
      • Ang. dib - Singkatan bagi angkutan dibayar bermakna kos pengangkutan dibiayai oleh penjual
      • Diskaun tunai - Potongan yang diberi sebab bayaran dibuat dengan cepat, contoh 5% 10 hari bermaksud 5% diskaun tunai akan diberi jika pelanggan membayar dalam tempoh 10 hari.
      • K & K di K - Singkatan bagi kesilapan dan ketinggalan dikecualikan bermakna sebarang kesilapan dan ketinggalan boleh dibetulkan dengan menggunakan nota debit dan nota kredit.
<= Berikut ialah satu contoh invois.
Rujukan wikipedia (En) : http://en.wikipedia.org/wiki/Invoice





NOTA DEBIT
  • Nota Debit merupakan dokumen yang digunakan untuk menambahkan hutang pembeli kerana mungkin invois yang dihantar terkurang catat.
  • Nota Debit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
  • Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.
<= Berikut ialah satu contoh nota debit.





NOTA KREDIT
  • Nota Kredit merupakan dokumen yang dihantar untuk mengurangkan hutang pembeli.
  • Dokumen ini akan dihantar apabila pembeli memulangkan bekas kosong, pembeli memulangkan barang kerana rosak atau silap jenama dan jika ada kesilapan dalam pengiraan invois.
  • Nota Kredit disediakan oleh penjual dan dihantar kepada pembeli.
  • Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli menyimpan dokumen asal.
<= Berikut ialah satu contoh nota kredit.


 RESIT
  • Resit merupakan dokumen bukti bayaran telah dibuat.
  • Dokumen asal diberikan kepada pembayar dan salinan disimpan oleh penerima bayaran.
  • Pembayar akan menggunakan resit asal untuk membuat catatan dalam Jurnal Pembayaran Tunai atau Buku Tunai.
  • Penerima bayaran akan menggunakan salinan resit untuk membuat catatan dalam Jurnal Penerimaan Tunai atau Buku Tunai.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh resit rasmi.
Rujukan wikipedia (En) - http://en.wikipedia.org/wiki/Receipt



 
Slip Bank/Slip Wang Tunai Masuk
  • Slip bank digunakan apabila peniaga membuat simpanan ke dalam Akaun Semasa perniagaan di dalam bank.
  • Slip bank disediakan oleh bank dan peniaga menyimpan slip bank asal.
  • Urus niaga ini merupakan catatan kontra dalam Buku Tunai di mana wang tunai perniagaan dimasukkan ke bank.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh slip bank.



  
Cek dan Keratan Cek
  • Keratan cek merupakan pengesahan pembayaran yang dibuat dengan cek.
  • Apabila cek dikeluarkan kepada penerima bayaran, keratan cek disimpan oleh peniaga sebagai bukti bahawa bayaran telah dibuat.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh cek dan keratan cek.
Rujukan wikipedia (En) - http://en.wikipedia.org/wiki/Cheque





 
BIL TUNAI
  • Bil Tunai merupakan dokumen untuk merekodkan:
    • belian dan jualan barang niaga secara tunai atau cek.
    • belian dan jualan aset bukan semasa secara tunai atau cek.
  • Bil Tunai disediakan oleh penjual.
  • Penjual menyimpan dokumen salinan dan pembeli diberi dokumen asal.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh bil tunai.



SLIP DAFTAR TUNAI
  • Slip daftar tunai merupakan dokumen perniagaan yang merekodkan belian atau jualan barang niaga secara tunai.
  • Slip ini disediakan oleh penjual melalui mesin daftar tunai.
<= Berikut ialah satu contoh slip daftar tunai ketika membeli barangan dari Pasaraya Marmut.



 
BAUCAR PEMBAYARAN
  • Baucar Pembayaran merupakan dokumen pengesahan perbelanjaan yang telah dibuat secara tunai atau cek.
  • Antara kegunan baucar pembayaran ialah pembayaran gaji pekerja.
  • Peniaga akan menyimpan dokumen salinan dan dokumen asal akan diberikan kepada penerima pembayaran.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh baucar pembayaran gaji







MEMO
  • Memo merupakan dokumen peringatan urus niaga yang berlaku antara pemilik perniagaan dengan perniagaan.
  • Urus niaga yang menggunakan memo:
    • pemilik mengambil barang niaga atau tunai untuk kegunaan sendiri, pengiklanan atau derma.
    • peniaga membawa masuk aset peribadi atau tunai ke dalam perniagaan.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh memo.


 MAKLUMAN DEBIT
  • Makluman Debit merupakan pemberitahuan oleh bank bahawa akaun peniaga di bank tersebut telah didebitkan atau berlaku pengurangan deposit.
  • Makluman Debit selalunya akan dihantar oleh bank melalui pos kepada peniaga.
  • Peniaga perlu bertindak dengan mengkreditkan Buku Tunainya memandangkan terdapat wang keluar.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh makluman debit


 MAKLUMAN KREDIT
  • Makluman Kredit merupakan pemberitahuan oleh bank bahawa akaun peniaga di bank tersebut telah dikreditkan atau berlaku penambahan deposit.
  • Makluman Kredit selalunya akan dihantar oleh bank melalui pos kepada peniaga.
  • Peniaga perlu bertindak dengan mendebitkan Buku Tunainya memandangkan terdapat wang masuk.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh makluman kredit



PENYATA AKAUN
  • Penyata akaun merupakan dokumen yang digunakan untuk mengingatkan penghutang tentang jumlah hutangnya.
  • Senarai semak yang dihantar oleh pemiutang kepada penghutang dengan menyenaraikan setiap urus niaga yang telah berlaku antara pembeli dan penjual dalam sesuatu bulan.
  • Penyata Akaun hanyalah rujukan penghutang, tidak melibatkan apa-apa catatan urus niaga di dalam buku akaun penghutang.
<= Berikut ialah satu contoh penyata akaun.


BIL-BIL LAIN
  • Bil-bil lain terdiri daripada pembayaran utiliti kepada pihak tertentu seperti Jabatan Bekalan Air negeri, Tenaga Nasional, Sabah Elektrik Sdn Bhd, Telekom Malaysia dan sebagainya.
  • Keratan bayaran disimpan oleh peniaga dengan sokongan baucar sebagai bukti wang telah dikeluarkan.
<= Dokumen di atas ialah satu contoh bil-bil lain.





No comments:

Post a Comment